Of hij in het kort kan omschrijven waar het bedrijfsonderdeel Concernhuisvesting bij NS zich mee bezig houdt? Frank Smits hoeft over het antwoord niet lang na te denken.
‘De centrale vraag waar wij ons op richten is: wat hebben we qua huisvesting nodig om de operatie van NS goed te kunnen draaien. En dan gaat het onder meer om het vinden van de optimale balans tussen het aantal vierkante meters, dus niet te veel en niet te weinig, en zitten we met onze huisvesting op de juiste locatie.’

Frank Smits is sinds 2022 hoofd NS Concernhuisvesting, het bedrijfsonderdeel dat zorgt voor een inspirerende, duurzame en prettige werkomgeving voor pakweg 20.000 NS-medewerkers.
Samen met zijn team (circa 80 medewerkers) is hij verantwoordelijk voor de vastgoed- en huisvestingstrategie, de facilitaire dienstverlening en het management en gebouwbeheer cq -exploitatie van alle NS-locaties in Nederland zoals kantoren, werkplaatsen en standplaatsen.

Twee vastgoedportefeuilles

NS Concernhuisvesting maakt onderscheid in twee grote vastgoedportefeuilles (in totaal zo’n 250 locaties).

Ten eerste zijn daar de winkels en kantoren, waaronder vier regiokantoren en drie hoofdkantoren in Utrecht aan de Laan van Puntenburg 100 (30.000 m2), Katreinetoren (9.000 m2) en gebouw Laag Katreine. (6.500 m2). Ook de pauzelocaties voor rijdend personeel en OV-servicewinkels behoren tot de portefeuille.
Bij de dienstverlening aan de kantoren zijn circa 40 medewerkers betrokken, zoals facilitair medewerkers, facilitair coördinatoren, facilitair managers en regioverantwoordelijken. 

De andere portefeuille betreft de vastgoedlocaties voor het technisch onderhoud van het materieel. Dan gaat het vooral om werkplaatsen, magazijnen en terreinen.

Overgang naar hybride werken

Bij NS Concernhuisvesting speelt momenteel een aantal speerpunten, vertellen Smits en zijn collega Marloes Coppes, landelijk stakeholdermanager huisvesting en facilitair bij NS, tijdens een gesprek op een meiochtend in Utrecht.

Een daarvan betreft de overgang naar hybride werken en de veranderende functie van kantoor.
Net als in veel andere organisaties zijn ook bij NS de redenen om naar kantoor te komen na Corona veranderd.
‘Vroeger was het gebruikelijk was dat je acht uur per dag naar kantoor ging om achter je pc te zitten en te werken. Maar dat is niet meer zo', aldus Marloes Coppes. 'Medewerkers hebben ervaren dat ze bepaalde werkzaamheden net zo goed thuis kunnen uitvoeren. Ze komen vandaag de dag vooral naar kantoor voor verbinden, ontmoeten en samenwerken, iets dat duidelijk uit onderzoek is gebleken.’

Kantoorinrichting past niet bij nieuwe behoeftes medewerkers

Met de veranderde redenen om naar kantoor te komen kwam de vraag op tafel of de inrichting van de kantoren nog wel geschikt was om het verbinden, ontmoeten en samenwerken te faciliteren.

Die vraag werd steeds actueler toen vanuit de organisatie meer huisvestingsgerelateerde vragen Concernhuisvesting bereikten.
Coppes: ‘Met name op de piekdagen dinsdag en donderdag kwamen hier in Utrecht steeds meer vragen bij ons binnen. Ook uit bezettingsmetingen en het werkstijlenonderzoek kwam naar voren dat er meer behoefte is aan kleine vergaderruimtes om onder andere te bellen via Teams. Daaruit bleek dat de huidige kantoorinrichting, met in verhouding veel werkplekken, niet meer past in relatie tot de nieuwe manier van werken.’

Kantoortuin met traditionele inrichting

De onderzoeksresultaten en vragen over de huisvesting waren het sein om de werkomgeving nader tegen het licht te houden.
Smits: ‘We beschikken over een vrij traditionele inrichting met vooral Arbo-werkplekken, inclusief beeldscherm(en), toetsenbord, muis en een bureaustoel, opgesteld in bureaublokken, en alles in een open werkomgeving. Uit metingen bleek echter dat van de 3.000 standaardwerkplekken hier in de twee torens in Utrecht er zelfs tijdens piekmomenten zo’n 900 niet gebruikt worden. Het bevestigt het beeld dat mensen thuiswerken voor denk- en schrijfwerk en naar kantoor komen voor andere activiteiten zoals samenwerken en overleg. Dan weet je dat je kantoorinrichting moet aanpassen.’

Optimalisatie kantoorinrichting: pilot leidt tot 4 aanpassingen

Om te onderzoeken welke aanpassingen de werkomgeving zouden verbeteren werd kortgeleden een pilot gehouden op een van de verdiepingen.
Aan de hand van de uitkomsten van die pilot en verdere onderzoeksresultaten worden nu, stap voor stap, een aantal veranderingen in de werkomgeving doorgevoerd.
 
Aanpassing 1. Akoestische verbeteringen

Het ontmoetingsgebied, waaronder bijvoorbeeld een pantry, wordt voorzien van een glazen wand/deur. Daarmee is die ruimte meer afgesloten van de afdeling en wordt geluidsoverlast voorkomen.
Ook wordt waar mogelijk de verbinding aan de bovenzijde van afscheidingswanden verbeterd. Voordeel: geluiden uit een zaal of kamer kunnen niet meer in de naastgelegen ruimte terecht komen.

Aanpassing 2. Belcellen

Ook komen er meer belcellen op de afdelingen. Daarbij is de keuze gevallen op een afsluitbare, transparante variant die door collega’s vanwege geluidsisolatie en privacy meer gewenst is dan het alternatief namelijk een open variant, uitgevoerd in vilt. Voordeel: de kans is kleiner dat vergaderzalen voor 4 personen of meer bezet worden gehouden door 1 of 2 medewerkers.

Aanpassing 3. Zonering

Nog een belangrijke verandering: op de afdelingen wordt zonering ingevoerd met een duidelijk onderscheid tussen het gebied voor individueel en rustig werken en de samenwerk- en ontmoetingsruimtes met meer reuring en sociaal contact. Voordeel: een medewerker kan de werkplek uitkiezen die past bij het werk dat hij op dat moment wil doen.

Aanpassing 4. Groen

De laatste optimalisatie die wordt doorgevoerd is het toevoegen van meer groen op de werkvloer. Voordeel: uit onderzoek blijkt dat medewerkers zich prettiger voelen wanneer ze zich in de buurt van echte planten bevinden.

Minicompetitie staan-belcel en focusruimte voor 1 of 2 personen

Verder komen er binnenkort nog een vijfde en zesde aanpassing aan. Daarvoor wordt een minicompetitie georganiseerd waarbij de twee vaste meubelleveranciers van NS twee nieuwe inrichtingselementen leveren:

• een belcel waar medewerkers uitsluitend kunnen staan;
• een focusruimte voor een of twee personen met bureau en beeldscherm.

Reductie aantal Arbo-werkplekken

Om ruimte te bieden aan de samenwerk- en overlegruimtes, belcellen en zonering was op de afdeling waar de pilot plaatsvond de helft van de standaardwerkplekken weggehaald. Een forse reductie die volgens Smits zeer waarschijnlijk niet in de rest van de organisatie doorgevoerd zal worden.
‘Het aantal individuele Arbo-werkplekken op alle afdelingen wordt verminderd, dat is duidelijk, zeker als je ziet dat er hier op piekdagen van de 3.000 werkplekken 900 nog beschikbaar zijn. Maar met welke percentage dat uiteindelijk gaat gebeuren is nog niet bekend.’

Reductie m2?

Of de huidige bezettingscijfers (op piekdagen 63 procent of - als de werkplekken met alleen een ‘sign of life’ in de vorm van bijvoorbeeld een tas of een koffiebeker niet worden meegeteld – rond de 40 procent) gaan leiden tot een reductie van het aantal vierkante meters kan Smits nog niet zeggen. Echter, hij sluit het niet uit.
‘Utrecht is van oudsher het hart van NS, daar zal qua vierkante meters niet veel gaan veranderen. Maar voor perifere kantoren kan dat anders liggen. Daar kunnen we misschien wel vierkante meters afstoten, zoals een of meer verdiepingen of wellicht zelfs een hele locatie.’

Aansluiten bij verduurzaming

Bij  eventuele toekomstige veranderingen in de kantoorhuisvesting in Utrecht wil Smits aansluiten bij de verduurzaming die a.s.r. real estate als eigenaar van de panden gaat doorvoeren.
‘We zijn de werkomgeving hier aan het optimaliseren, omdat dat nu nodig is. Maar we kijken ook nadrukkelijk naar 2030, dan moeten de eerste stappen zijn gezet die moeten leiden tot het Paris Proof maken van onze panden, een en ander overeenkomend met onze doelstellingen om in 2040 geen uitstoot te veroorzaken met het energieverbruik van treinen, werkplaatsen, kantoren en op stations. We denken na over welke panden we de komende jaren eventueel kunnen afstoten, welke kunnen blijven en hoe we alles in de bestaande huisvesting kunnen passen. Als een pand dan ook verduurzaamd is en we een nieuwe werkomgeving hebben gecreëerd kunnen we weer een tijd vooruit.’

Flexibiliteit van groot belang

In de keuzes die momenteel gemaakt worden qua inrichting is flexibiliteit een van de belangrijke criteria, sluit Marloes Coppes af.
‘We zien dat de behoeften op gebied van huisvesting sneller zijn veranderd dan voorheen. Daar willen we ook richting de toekomst rekening mee houden. Dat doen we door nu aanpassingen te doen die in de toekomst makkelijk herbruikbaar of verplaatsbaar zijn en door al met een blik naar de toekomst te kijken naar hoe we zoveel mogelijk flexibiliteit in de kantoorwerkomgeving kunnen inbouwen.’