Heeft een btw-ondernemer in 2025 btw betaald in andere landen binnen de Europese Unie? Dan kan deze btw worden teruggevraagd via een teruggaafverzoek bij de Nederlandse Belastingdienst. Het verzoek over 2025 moet uiterlijk 30 september 2026 zijn ingediend. Wacht niet tot de laatste dag, want door drukte kan het portaal overbelast raken, en een te laat verzoek wordt geweigerd.
In dit artikel lees je aan welke voorwaarden een teruggaafverzoek moet voldoen, hoe je het indient en welke aandachtspunten daarbij gelden.
Wat is buitenlandse btw?
Buitenlandse btw is de belasting op goederen en diensten die een onderneming afneemt in een ander EU-land dan het land waar de onderneming is gevestigd. Voorbeelden van dergelijke kosten met btw zijn:
- Hotelkosten in Duitsland.
- Huur van een beursstand in Italië.
- Brandstof en parkeren in België.
Wanneer kan buitenlandse btw worden teruggevraagd?
Buitenlandse btw kan worden teruggevraagd wanneer:
- De onderneming in Nederland is gevestigd.
- De onderneming in het betreffende EU-land geen btw-aangifte heeft gedaan.
- De goederen en diensten zijn gebruikt voor met btw belaste bedrijfsactiviteiten.
Bijzonderheden per land
De btw-regels zijn niet in alle landen hetzelfde:
- In sommige landen gelden drempelbedragen, bijvoorbeeld € 400 voor tussentijdse verzoeken en € 50 voor jaarlijkse verzoeken.
- Sommige landen vergoeden geen btw op horeca, brandstof of representatiekosten.
- Landen hebben eigen factuureisen. Check altijd de correcte tenaamstelling, het btw-nummer van de leverancier en een duidelijke omschrijving van de prestatie.
Teruggaaf buitenlandse btw aanvragen
Buitenlandse btw kan worden teruggevraagd via de Belastingdienst: Teruggaaf van btw uit andere EU-landen. Maak daarbij gebruik van de Vereisten en toelichting bij verzoek om teruggaaf btw uit andere EU-landen. Tevens kun je de Lijst van bedrijfsactiviteiten en NACE-codes raadplegen.
Het verzoek wordt door de Belastingdienst doorgestuurd naar de belastingautoriteit in het land waar de btw wordt teruggevraagd.
Inloggegevens aanvragen
Voor het terugvragen van buitenlandse btw zijn inloggegevens noodzakelijk. Met het hulpmiddel Aanvraag inloggegevens voor terugvragen btw uit andere EU-landen kun je checken of je inloggegevens kunt aanvragen. Dit hulpmiddel leidt naar het juiste formulier voor de aanvraag.
Ook als een fiscaal dienstverlener het teruggaafverzoek verzorgt, dienen de inloggegevens via dit hulpmiddel te worden aangevraagd. Dat kan met het formulier Aanvraag inloggegevens intermediairs voor terugvragen btw uit andere EU-landen.
Kosten waarvoor teruggaaf van btw mogelijk is
Correctie van een verzoek
Een verzoek om teruggaaf kan pas worden aangepast nadat het verzoek is doorgestuurd naar de belastingdienst van het betreffende land. Na inloggen kun je onder 'Correctieverzoek' raadplegen vanaf welk moment dit mogelijk is. Vervolgens kun je:
- Het correctieverzoek openen.
- Uitsluitend de laatste versie van het verzoek aanpassen.
- Een correctie indienen.
De correctie ontvangt een eigen verzoeknummer, terwijl het oorspronkelijke verzoek het bestaande referentienummer behoudt.
Wijzigingen in de procedure
De wijze waarop Nederlandse btw-ondernemers een verzoek om teruggaaf van buitenlandse btw indienen, zal in de toekomst wijzigen.
De Belastingdienst past het ICT-systeem voor de btw aan, wat gevolgen heeft voor het indienen en volgen van teruggaafverzoeken. Voorlopig is de aanpassing van de werkwijze echter uitgesteld. De ingangsdatum van de nieuwe werkwijze wordt op een later moment bekendgemaakt.
In de toekomst moeten teruggaafverzoeken ingediend worden via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Inloggen is dan alleen mogelijk via DigiD of eHerkenning.
Checklist voor de teruggaaf
- Facturen zijn volledig en correct.
- Kosten zijn zakelijk (niet privé).
- Facturen vallen binnen de juiste periode.
- Uiterste indieningsdatums zijn bekend en bewaakt.
- Inloggegevens voor het portaal zijn aangevraagd en beschikbaar.
- Vereiste documenten zijn beschikbaar (certificaten en bijlagen).
- Verzoek is gedaan via het juiste portaal.
